Наказом від 23 січня 2015 року № 89/5 Мінюст затвердив Порядок проведення перевірок стану архівної справи в архівних установах України.
Цей Порядок визначає механізм здійснення Укргосархивом планових (позапланових) комплексних, тематичних, контрольних перевірок стану архівної справи і державних архівів областей, міста Києва, галузевих архівів, архівних відділів райдержадміністрацій, архівних відділів міських рад.
Основними завданнями перевірки є: організація і вдосконалення роботи архівних установ, надання їм організаційно-методичній допомозі; оцінка діяльності архівних установ; своєчасне попередження, виявлення і припинення дій, які містять ознаки порушення законодавства, усунення причин виникнення цих порушень і умов, які їх викликають.
Планова перевірка архівної установи проводиться на підставі плану роботи Укргосархива. Фахівці Укргосархива здійснюють наступні планові перевірки:
- комплексна - передбачає усебічне вивчення усіх напрямів діяльності архівної установи і проводиться не частіше чим один раз в п'ять років
- тематична - здійснюється з метою оцінки окремих напрямів діяльності архівної установи
- контрольна - з метою оцінки усунення недоліків, виявлених в ході комплексної або тематичної перевірки.
Позапланова перевірка проводиться в наступних випадках: доручення органу держ влада; виявлення фактів крадіжки, підробка документів в архівній установі; виявлення недостовірності відомостей, заявлених в звітних документах, представлених архівною установою; непредставлення у встановлений законодавством термін документів обов'язкової звітності без поважних причин, а також письмових пояснень про причини, які перешкоджали представленню таких документів; звернення юрособ і громадян про порушення архівною установою вимог законодавства у сфері архівної справи і діловодства. Під час проведення позапланової перевірки з'ясовуються тільки ті питання, необхідність перевірки яких стала основою для її здійснення.
Результати перевірки оформляються довідкою, яку складає керівник робочої групи, що здійснює перевірку. Також результати проведеної перевірки обговорюються на засіданні колегії Укргосархива, в обговоренні обов'язково бере участь керівник архівної установи, яка перевірялася. Потім Укргосархив приймає рішення і направляє його:
- керівникам усіх архівних установ для ознайомлення і обліку в роботі;
- відповідним органам держвлади, місцевого самоврядування для ознайомлення і вжиття заходів.
