Місцеві і апеляційні суди, ГСА і її територіальні управління обмінюватимуться офіційними електронними документами.
Листування повинне здійснюватися через офіційні електронні адресивизначені Положенням про порядок використання ресурсів мережі Інтернет в ГСА, місцевих і апеляційних судах. В той же час, якщо документ відправлений не з офіційної адреси, відповідь спрямовується з офіційної електронної пошти на вказану адресу.
Оригінал офіційного листа підписується уповноваженою особою; реєструється з вказівкою вихідного номера і дати реєстрації; сканується в електронний файл. Електронний екземпляр офіційного листа підписується уповноваженою особою з використанням ключа ЭЦП; спрямовується на офіційну або вказану в листі електронну адресу; зберігається в автоматизованій системі електронного документообігу. Після підписання і реєстрації оригінал офіційного листа сканується у PDF.
Не обробляються електронні листи, в яких зворотна адреса невідома і в тексті листа відсутній підпис, по якому можна ідентифікувати відправника. Заборонено відкривати файли, приєднані до таких електронних листів.
Електронну пошту відповідальна особа повинна перевіряти не рідше за один раз в годину впродовж робочого дня.
Відповідний Тимчасовий порядок обміну офіційними електронними документами між місцевими і апеляційними судами, ГСА, її територіальними управліннями, підприємствами, що відносяться до сфери її управління, затверджений наказом ГСА від 15 листопада 2016 року № 231.
Також затверджений перелік офіційних документів, які обов'язково спрямовуються на паперових носіях. До них відносяться: листи з грифом "Для службового користування", документи контрольних заходів (аудиторські звіти, акти, довідки, рекомендації і так далі); процесуальні документи (позовні заяви, судові рішення, судові повістки (у разі, якщо судові повістки не передані у вигляді SMS- повідомлень) та ін.
Нагадаємо, діє регламент напряму судом електронних документів учасникам процесу.
