Згідно п. 12 розділу II Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон витрати відшкодовуються тільки за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадочного талона і документу про сплату по усіх видах транспорту, у тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, що роблять послуги з розміщення і проживання працівника, що відряджається, у тому числі бронювання місць в місцях проживання, страхових полісів і ін.
При використанні електронного авіаквитка основою для відшкодування витрат на його придбання являється такий пакет документів :
- оригінал розрахункового або платіжного документу, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій або безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
- роздрук на папері частини електронного авіаквитка з вказаним маршрутом (маршрут / квитанція);
- оригінали відривної частини посадочних талонів пасажира.
Витрати, понесені у зв'язку з відрядженням, не підтверджені відповідними документами (окрім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.
У разі використання платником податків - фізичною особою, що знаходиться в трудових стосунках зі своїм працедавцем, електронного авіаквитка, основою для відшкодування витрат на його придбання являється, зокрема, оригінал відривної частини посадочного талона пасажира.
При цьому для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік прибутків, витрат і інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування і / або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з численням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачене законодавством. Питання про визнання первинним документом електронного посадочного талона, роздрукованого платником податків самостійно знаходиться в правовому полі Міністерства фінансів.
Це роз'яснено в листі ГФС від 13 жовтня 2016 року № 22299/6/99-99-13-02-03-14.
