Минмолодежьспорта наказом від 18 березня 2016 року № 980 відновило Інструкцію по діловодству по зверненнях громадян в Міністерстві.
Передбачено, що звернення в Минмолодежьспорта може бути подане окремою особою (індивідуальне) або групою осіб (колективне).
Письмове звернення спрямовується поштою або передається громадянином в Минмолодежьспорта особисто або через уповноважену їм особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства. Письмове звернення також може бути спрямоване з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв'язку (електронне звернення).
Письмове звернення без вказівки місця проживання автора, не підписане, а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
Усі звернення громадян, що поступають в Минмолодьспорта, приймаються відповідальними працівниками відділу контролю, діловодства і звернень громадян і централізований реєструється в день їх вступу. Реєстрація звернень і облік особистого прийому громадян здійснюються шляхом введення в реєстраційно-контрольну картку в системі електронного документообігу "Megapolis. Документообіг" наступних даних:
- дата вступу звернення;
- ПІБ, категорія (соціальне положення) заявника;
- звідки отримано звернення, дату, індекс, контроль;
- порушені питання - короткий зміст;
- зміст і дата резолюції, прізвище автора резолюції, виконавець, термін виконання;
- дата відправки, індекс і результат розгляду, дата зняття з контролю.
Електронні звернення приймаються на електронну адресу: zvernennja@msms.gov.ua. Датою представлення електронного звернення є дата його вступу на вказану електронну адресу. Якщо електронне звернення поступило в неробочий день або час, то датою подачі електронного звернення вважається наступний робочий день.
