Рада суддів рішенням від 4 лютого 2016 року № 5 погоджував Порядок формування, ведення, обліку і зберігання особистих справ суддів.
Згідно з Порядком, в особистій справі судді зберігається інформація про призначення судді на посаду, обранні, перекладі, звільненні, принесенні суддею присяги, містяться біографічні і інші дані про суддю.
Формування, ведення, облік і зберігання особистих справ здійснюються таким, що відповідає структурним підрозділом апарату суду чи відповідальною особою, що здійснює ведення кадрової роботи в суді (далі - відповідальний працівник).
Особиста справа судді ведеться також у електронному вигляді з використанням єдиної інформаційно-телекомунікаційної системи обліку кадрів.
Датою початку формування особистої справи являється дата видання наказу головою суду про зарахування судді в штат суду на підставі відповідного нормативного акту.
Відповідальність за формування, ведення, облік і зберігання особистих справ суддів покладається на керівника апарату відповідного суду.
Особисті справи є документами для службового користування і повинні зберігатися в спеціально обладнаних шафах або сейфах.
Після відрахування судді з штату суду його особиста справа продовжує зберігатися у відповідному службовому підрозділі апарату суду (відповідального працівника) в течію 2 роківале окремо від особистих справ діючих суддів. Після закінчення 2 років такі особисті справи передаються в архів суду в установленому порядку. Зберігання архівних особистих справ забезпечується керівником апарату суду.
Доступ до особистої справи має голова суду, керівник апарату суду і відповідальний працівник. Суддя має право ознайомитися зі своєю особистою справою, про що робиться відповідний запис.
Слід зазначити, що Рада суддів також доручила ГСА пропрацювати питання відносно вжиття невідкладних заходів для збереження (евакуації) або знищення особистих справ у разі раптового виникнення надзвичайної ситуації.
