Мінюст затвердив Порядок залучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в цих документах.
Як відзначається в наказі від 28 серпня 2015 року № 1612/5особа, що вимагає спростування недостовірних, на його думку, відомостей про себе, що містяться в архівних документах (далі - заявник), подає до архівної установи заявау якому вказує, які саме відомості і в яких документах є недостовірними. До заяви додаються оригінали чи в установленому порядку завірені копії документівщо містять основи для спростування вказаних в заяві відомостей або доповнення недостовірних, на думку заявника, відомостей інформацією, яка їх спростовує.
Архівна установа забезпечує розгляд заяви і прикладених до нього документів на засіданні експертній комісії (далі - комісія)про час і місце проведення якого завчасно повідомляє заявника. Заявник має право взяти участь в цьому засіданні.
У разі ухвалення рішення про залучення представлених документів до архівного фонду, в якому зберігаються недостовірні відомості про особу, вказані документи в місячний термін залучаються до цього архівного фонду.
Наказ керівника архівної установи про залучення представлених заявником документів, виписка з протоколу засідання комісії і представлені заявником документи підшиваються в окрема справа.
На листі-підтвердженні справи, в якому містяться недостовірні відомості про особу, проставляється штамп. Цей штамп проставляється також в усіх екземплярах опису справ в графі "Примітки" по номеру справи, в якому містяться недостовірні відомості про особу.
Заявник повідомляється про прийняття наданих ним документів до відповідного архівного фонду шляхом напряму листа з вказівкою архівного шифру справи із залученими документами.
Передбачені такі підстави для відмови заявникові в залученні представлених ним документів :
- вимога спростування відомостей не відноситься до повноважень архівних установ;
- наявність спростування відомостей, які спростовуються заявником, в інших документах, що знаходяться на зберіганні в цьому або другом архівній установі і доступ до яких не обмежений;
- заява про спростування відомостей, які не є відомостями про особу або містять оціночні судження : критику, оцінку дій, вживання мовних засобів і тому подібне;
- представлення заявником документів, що містять явні ознаки підробки;
- відмова заявника надати у разі потреби оригінали документів або додаткові пояснення відносно наданих документів.
Про визнання заяви про залучення документів необгрунтованим заявник повідомляється листом. До листа додаються виписка з протоколу засідання комісії і оригінали документів, надані заявником. Копії вказаних документів залишаються в архівній установі разом з копією повідомлення заявникові і підшиваються в справу фонду, в якій, на думку заявника, зберігаються недостовірні відомості.
