У листі від 07.02.2013 р. № 43-06-15-13 Укргосреестр роз'яснив, що згідно з пунктом 10 Порядку державній реєстрації прав на нерухоме майно і їх обтяжили, заявник разом із заявою про держреєстрацію подає органу держреєстрації прав, нотаріусові необхідні для такої реєстрації документи, визначені Порядком, їх копії, документ, що підтверджує внесення плати за надання виписки з Державного реєстру прав, і документ про сплату держмита.
Таким чином, законодавством встановлена необхідність представлення копій документів, необхідних для держреєстрації прав, завірених в установленому порядку.
Укргосреестр розповів про механізмах завірення копій документів. Згідно ст. 75 Закону "Про нотаріат" нотаріуси, посадовці органів місцевого самоврядування, які здійснюють нотаріальні дії, засвідчують вірність копій документів, виданих підприємствами, установами і організаціями, за умови, що ці документи не суперечать закону, мають юридичне значення і посвідчення вірності їх копій не заборонено законом.
Вірність копії документу, виданого громадянином, упевняється в тих випадках, коли достовірність підпису громадянина на оригіналі цього документу засвідчена нотаріусом або посадовцем органу місцевого самоврядування або підприємством, установою, організацією за місцем роботи, навчання, проживання або лікування громадянина.
Згідно з пунктом 77 Типовій інструкції по діловодству в центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів АРК, місцевих органах виконавчої влади, напис про посвідчення документу складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистому підпису особи, що засвідчує копію, його ініціалів (ініціала імені) і прізвища, дати завірення копії і проставляється нижче за реквізит документу "Підпис". Напис про посвідчення копії скріплюється друком з вказівкою на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або друком структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії і так далі) установи.
У разі підготовки документів для надання судовим органампри вирішенні питань прийому громадян на роботу, навчання, посвідчення їх трудових, житлових і інших прав у взаєминах з установою, а також при формуванні особистих справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідчень про здобуття освіти і так далі). Відмітка "Копія" проставляється на лицьовій стороні в правому верхньому кутку першого листа документу.
Завірення документу керівником підприємствам, установи, організації повинно відбуватися відповідно до вимог Національного стандарту "Вимоги до оформлення документів" ДСТУ 4163-2003. Так, завіряти документи слід з вказівкою назви посаді, особистому підпису особи, що засвідчує копію, його ініціалів і прізвища, з відміткою "Згідно з оригіналом", завіреним друком, дати завірення копії.
Укргосреестр також вказав, що законодавство не містить вимог у разі, коли фізособою здійснюється завірення копії документущо його стосується, а тому, виходячи із загальних станів відносно посвідчення копій документів, на таких копіях проставляється особистий підпис особи, що засвідчує копію, його ініціали і прізвище, з відміткою "Згідно оригіналом", дата завірення копії.
Таким чином, Укргосреестр роз'яснив, що для цілей проведення держреєстрації прав до копій документів, завірених в установленому порядкуслід відносити копії документів, завірених як нотаріусом або посадовцем органу місцевого самоврядування, так і уповноваженим обличчям органу держвлади, підприємства, установи, організації (для юрособ ) або фізособою (для фізосіб), що подають такий документ.
