Поводитися із заявами, пропозиціями і скаргами в структурні підрозділи апарату Міноборони і Генштабу ВСУ, а також інші органи військового управління можна усно, письмово, по електронній пошті, а також на особистому прийомі.
Усні звернення громадян безпосередньо розглядаються посадовцями органів військового управління, військових частин під час особистого прийому, який проводиться згідно із затвердженим графіком або за допомогою засобів зв'язку через певні контактні центри, телефонні "гарячі лінії".
Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання на особистому прийомі неможливо, вони розглядаються в тому ж порядку, що і у випадку письмового звернення.
У зверненні мають бути вказані ПІБ, місце проживання, викладена суть порушеного питання. Письмове звернення має бути надруковане або написане від руки, розбірливо, чітко підписано заявником (групою заявників) з вказівкою дати. У електронному зверненні також вказується адреса електронної пошти, на яку заявникові може бути спрямована відповідь, або відомості про інші засоби зв'язку з ним.
Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідним роз'ясненням в строк не пізніше чим через 10 днів з дня його вступу.
Письмове звернення без вказівки місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
Особистий прийом громадян проводиться регулярно у встановлені дні і годинник, не рідше за один раз в місяць. За бажанням відвідувачів може здійснюватися попередній запис на особистий прийом.
Облік особистого прийому громадян ведеться в картках (журналах) обліку відповідними посадовцями органів військового управління, військових частин або за допомогою електронно-обчислювальної техніки.
Звернення розглядаються і вирішуються в строк не більше за один місяць з дня їх вступу, враховуючи вихідні, святкові і неробочі дні, а ті, які не вимагають додаткового вивчення і проведення перевірки по них, - невідкладно, але не пізніше 15 днів з дня їх отримання.
Органи військового управління розглядають звернення громадян без стягування за це плати.
Звернення вважається вирішеним, якщо розглянуті усі поставлені в нім питання, прийнято обгрунтоване рішення і необхідні заходи по його виконанню і заявника повідомили про результати розгляди звернення і прийнятому рішенні.
Інструкція про організацію розгляду звернень і проведення особистого прийому громадян в Міністерстві оборони і Збройних Силах України затверджена наказом Міноборони від 28 грудня 2016 року № 735.
