Постановою Кабінету Міністрів від 22 вересня 2016 року № 646 затверджений Порядок створення, ведення і доступу до відомостей Єдиної інформаційної бази даних про внутрішньо переміщених осіб.
База даних - автоматизований банк даних, створений для забезпечення єдиного державного обліку фізичних осіб, що є внутрішньо переміщеними.
Відповідальним за забезпечення формування і ведення бази, адміністратором бази даних є Минсоцполитики.
Інформація у БД вноситься структурними підрозділами з питань соцзахисту населення районних, районних в м. Києві держадміністрацій, виконавчих органів міських, районних в містах (у разі створення) рад (далі - уповноважені органи) в електронній формі на підставі представленого внутрішньо переміщеною особою заяви.
Якщо інформація про внутрішньо переміщену особу вноситься у БД уперше, автоматично формується унікальний номер записуякий відображається в довідці про постановку на облік внутрішньо переміщеної особи.
Персональні дані у базі зберігаються впродовж 10 років після закінчення дії обставин, визначених статтею 1 Закону про забезпечення прав і свобод внутрішньо переміщених осіб.
Документом детально визначено, яка інформація про внутрішньо переміщених осіб вноситься у базу даних. Зокрема, може вноситися також фотографія особи. На кожне внутрішньо переміщене обличчя формиуется персональна облікова картка.
Уповноважені органи мають право:
- отримувати від внутрішньо переміщених осіб документи, передбачені частинами сьомої і восьмої статті 4 Закони про забезпечення прав і свобод внутрішньо переміщених осіб;
- отримувати відомості про внутрішньо переміщених осіб від органів виконавчої влади, органів реєстрації, підприємств і організацій, надаючих админуслуги, житлово-експлуатаційних організацій і органів держреєстрації актів цивільного стану;
- використовувати при наповненні бази даних інформацію з інших баз даних.
Громадські об'єднанняволонтерські, добродійні організації, що надають адресну допомогу внутрішньо переміщеним особам, при використанні бази даних можуть:
- здійснювати пошук цільової групи внутрішньо переміщених осіб для надання допомоги;
- отримувати інформацію про цільову групу внутрішньо переміщених осіб, що потребують допомоги, з розподілом по регіонах;
- здійснювати перегляд складу цільової групи внутрішньо переміщених осіб відповідно до потреби в допомозі і вибраних регіонах;
- розробляти пропозиції по наданню допомоги з можливістю їх коригування.
Внутрішньо переміщена особа чи його законний представник при використанні БД може ознайомитися з:
- власною заявою про постановку на облік;
- інформацією про стан дії довідки (дійсна; дія скасована);
- інформацією про стан надання відповідної допомоги;
- наданими громадськими об'єднаннями, волонтерськими, добродійними організаціями пропозиціями про надання допомоги по кожній вказаній потребі.
Доступ до інформації, що міститься у БД, здійснюється на безвідплатній основі і забезпечується за допомогою веб-інтерфейсу з дотриманням вимог до обробки персональних даних, визначених Законом про захист персональних даних.
