Нацгосслужба роз'яснила, що ведення держслужбовцями першої і другої категорії обліку інформації (пункт 9 Правил етичної поведінки державних службовців) повинно здійснюватися тільки при виконанні службових повноважень.
Такий облік може здійснюватися, наприклад, шляхом ведення у електронному або в паперовому виді тих, що відповідають журналів.
На думку Нацгосслужбы, облік телефонних розмов, особистих зустрічей з представниками політичних партій, народними депутатами України, суб'єктами господарювання або їх уповноваженими особами, а також фактів використання транспортних засобів, майна, інших матеріальних і нематеріальних активів, наданих за рахунок фізичних або юридичних осіб, в службових цілях доцільно здійснювати окремо.
Для належного віддзеркалення інформації про телефонні розмови і особисті зустрічі варто фіксувати наступне:
1) дату дії (події);
2) ПІБ особи, з якою проведена телефонна розмова або зустріч;
3) короткий зміст телефонної розмови або зустрічі;
4) досягнутих домовленості (за наявності).
При веденні обліку фактів використання ТС, майна і інших активів, наданих за рахунок фізичних або юридичних осіб, в службових цілях, рекомендується вказувати:
1) дату використання транспортного засобу, майна, іншого матеріального і нематеріального активу;
2) ПІБ фізособи або найменування юрособи, що надала відповідну послугу;
3) вид отриманої послуги
4) мета використання наданого майна.
При цьому вибраний механізм обліку повинен дозволяти вільне надання цій інформації в порядку, передбаченому Законом "Про доступ до публічної інформації".
Згідно з пунктом 11 Правив, відповідальність за здійснення обліку інформації несуть безпосередньо державні службовці першої і другої категорії.
При цьому для забезпечення обліку інформації, вказаної в пункті 9 Правив, на думку Нацгосслужбы, може визначатися особа, відповідальна за здійснення фіксації такої інформації і її використання по запитах на інформацію.
Джерело: Урядовий портал
