Державна судова адміністрація України наказом від 16 січня 2016 року № 9 затвердила Інструкцію по підготовці і напряму, прийому і обробці, обнародуванню і зберіганню електронних копій судових рішень в Єдиному державному реєстрі судових рішень. Наказ набуває чинності з 1 лютого 2016 року.
Електронна копія судового рішення - складений в суді у вигляді електронних даних ідентичний судовому рішенню за документарною інформацією і реквізитами електронний документ, завірений електронним цифровим підписом особи, що підписала вказане рішення, який може бути перетворений електронними засобами у візуальну форму.
Інструкція визначає порядок підготовки і відправки копій судових рішень судом, прийому і обробки електронних копій судових рішень адміністратором Реєстру, обнародування і зберігання електронних копій судових рішень в Реєстрі його адміністратором.
Електронна копія судового рішення (процесуальний документ, який підлягає внесенню в Реєстр, - вирок, рішення, постанова, визначення, наказ і так далі) виготовляється судом із застосуванням вбудованого редактора автоматизованої системи документообігу суду. Визначені реєстраційні відомостіякі формуються для кожної електронної копії автоматизованою системою документообігу суду.
Електронна копія судового рішення (тип документу : "Визначення", "Оотдельное визначення", "Рішення", "Вирок", "Постанова", "Судовий наказ"), а також електронний документ з типом "Особлива думка судді" переводиться суддею в стан "Оригінал", упевняється електронним цифровим підписом судді і спрямовується в Реєстр відповідно до вимог Інструкції користувача автоматизованої системи документообігу суду.
Електронні копії спрямовуються в Реєстр не пізніше наступного дня після виготовлення і підписання документів.
При передачі в Реєстр електронних копій судових рішень, що виносяться суддями, які втратили можливість їх підписання власним електронним цифровим підписом (звільнення з посади, припинення повноважень, хвороба, відпустка і так далі ), голова суду визначає суддів (працівників апарату суду), які будуть наділені повноваженнями підписувати ці копії.
Перегляд рішень у режимі повного доступу (отримані адміністратором Реєстру копії від суду, із застосуванням спеціалізованого програмного забезпечення, обробляються в автоматичному режимі) забезпечується не пізніше наступного робочого дня з дати його включення в Реєстр.
Перегляд у режимі загального доступу (без персональних даних) забезпечується не пізніше наступного робочого дня після його виготовлення (відповідальна особа адміністратора Реєстру обробляє в порядку черговості вступу текст електронної копії судового рішення з метою запобігання ідентифікації фізичної особи і розголошування відомостей, які не можуть бути відкриті для загального доступу).
Затверджений перелік відомостей, що дозволяють ідентифікувати ряд фізичних осіб, які мають бути замінені. До відомостей, не предоставлямым в публічному доступі, також відносяться адреси і телефони.
