Наказом від 14.12.2015 № 389/1285/2574/5 Мінюст, МЗС і Міносвіти внесли зміни в Правила проставляння апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших государстст.
Передбачено, що апостиль може бути проставлений на копіях (фотокопіях) або копіях з перекладом документів, що стосуються сфери освіти і науки, завірених в установленому порядку на території України, лише після попередньої легалізації (консульської легалізації або проставляння апостиля) оригіналів цих документів.
Апостиль проставляється у формі відбитку штампу, візуалізація на папері апостиля, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документу, або візуалізації на папері апостиля, сформованого за допомогою інформаційної системи.
У випадку якщо проставляння апостиля здійснюється відповідними компетентними органами (Мінюстом, Міносвіти або МЗС) за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів (далі - Реєстр), документи, необхідні для проставляння апостиля, можуть бути подані в територіальні органи компетентних органів.
У разі обробки персональних данихотриманих від заявника, компетентні органи вживають заходи, передбачені Законом "Про захист персональних даних".
Під штампом апостиля, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документу, або під штампом апостиля на документах, що стосуються сфери освіти і науки, за рішенням компетентного органу розміщується додаткова інформація.
У випадку якщо проставляння апостиля здійснюється посадовцем компетентного органу шляхом внесення запису в Реєстр про проставлений апостиль, посадовець територіального органу компетентного органу візуалізує апостильсформований за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документу безпосередньо на вільному від тексту місці документу або на його зворотній стороні або на окремому листі. У такому разі в пункті 9 штампу апостиля прикріпляється марка апостиля за зразком і описом, певним компетентним органом.
У випадку якщо візуалізація апостиля, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документу, здійснюється на окремому листі, на місце скріплення документу і лист з апостилем прикріпляється марка апостиля.
У випадку якщо проставляння апостиля здійснене посадовцем компетентного органу шляхом внесення запису у базу даних відповідної інформаційної системи про проставлений апостиль, будь-яка зацікавлена особа має право на безвідплатний доступ до відомостей про апостильщо міститься в такій інформаційній системі.
