Кабмін постановою від 4 листопада 2015 року № 890 затвердив Порядок ведення Електронного реєстру апостилів.
Документ регулює порядок ведення Реєстру і внесення в нього відомостей про апостилі, проставлені в Україні на документах, що видаються органами юстиції і судами, а також на документах, які оформляються нотаріусами України, і на усіх інших видах документів (далі - офіційні документи), призначених для використання на території інших держав.
Утримувачем Реєстру є Міністерство юстиції України.
Апостиль на офіційних документах проставляється і заповнюється за допомогою програмних засобів Реєстру у формі електронного документу згідно із зразком, встановленим Конвенцією, що відміняє вимогу легалізації іноземних офіційних документів. Відповідний електронний документ містить візуальне зображення зразка підписи (відцифрований підпис) уповноваженої особи, відповідальної за проставляння апостиля, скріплюється електронним цифровим підписом такої особи.
Реєстрація відомостей про проставляння апостиля робиться шляхом внесення запису в Реєстр уповноваженим органом. У Реєстр вносяться відомості про апостиль, проставлені потім введення Реєстру.
Заява про проставляння апостиля може подати будь-яку особу за умови пред'явлення документу, що засвідчує особу. До заяви додається оригінал документу, на якому необхідно проставити апостиль, документ про оплату послуги з проставляння апостиля, або документ, що підтверджує право на звільнення від оплати, або його завірена в установленому порядку копія.
Внесення в Реєстр запису про апостиль здійснюється у разі відсутності підстав для відмови в проставлянні апостиля і підтверджується написом "Внесено в Електронний реєстр апостилів : (адреса Інтернет-ресурсу) ".
Будь-яка особа має право на доступ до відомостей Реєстру про апостиль безоплатно через веб-сайт, який ведеться адміністратором Реєстру.
Пошук в Реєстрі відомостей про апостиль здійснюється по його реєстраційному номеру і даті видачі. За результатами пошуку в Реєстрі інформація надається у формі зображення проставленого апостиля.
Інформацію з Реєстру на основі письмового запиту отримують суди (судді), органи досудового розслідування, органи ГФС і інші органи держвлади, якщо запит зроблений у зв'язку із здійсненням ними повноважень. Інформація надається уповноваженим органом у виді інформаційної довідкищо містить унікальний номер довідки, дату і час її формування, відомості про заявника, що звернувся за наданням довідки, відомості, по яких здійснювався пошук інформації в Реєстрі, зведення запису про апостиль, впродовж 5 робочих днів з дня вступу запиту.
Встановлено, що державна реєстрація апостилів в електронному реєстрі здійснюється з 9 листопада 2015 року.
