Мінюст наказом від 07.09.2015 р. № 1656/5 визначив, що документи, що підлягають архівному зберіганню, вивезені з тимчасово окупованої території і території проведення АТО юрособами, які припиняють свою діяльність, передаються в архівні установи по місцю припинення цих юрособякщо вони не мають правонаступників або органів вищого рівня на території інших регіонів України.
Передача документів на архівне зберігання здійснюється в порядку, встановленому Правилами організації діловодства і архівного зберігання документів в держорганах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.
Архівна установа, орган вищого рівня, які прийняли на зберігання архівні документи від юрособи, яка припиняє свою діяльність, повинні відправити повідомлення Державній архівній службі про прийом на зберігання архівних документів. У такому повідомленні вказуються наступні відомості:
- найменування юрособи, яка припиняє свою діяльність;
- ідентифікаційний код юрособи з Єдиного держреєстру підприємств і організацій;
- місцезнаходження юрособи (старе) (індекс, область, місто (селище або село), вулиця, будинок);
- місце припинення юрособи (індекс, область, місто (селище або село));
- кількість справ по описи справ постійного зберігання, крайні дати;
- кількість справ по опису з кадрових питань (особовому складу), крайні дати.
Юрособи, які змінили місцезнаходженняповинні стати на облік в державній архівній установі (архівному відділі міської ради) по місцю реєстрації юрособи і забезпечити зберігання документів, вивезених з тимчасово окупованої території і території проведення АТО, а також документів, що утворюються в процесі їх діяльності.
Окрім цього, визнаний таким, що втратило силу наказ Мінюсту від 13.01.2015 № 21/5 "Про місце зберігання документів, вивезених з Автономної Республіки Крим і міста Севастополя юридичними особами, які припиняють свою діяльність".
